Plány vs. akútne problémy
Možno poznáte, alebo ste videli u iných, takúto situáciu: dostanem nápad, ktorý chcem zrealizovať, alebo úlohu, ktorú treba vykonať. Napríklad je to nápad a z toho vyplývajúca vlastná úloha - konečne napísať nejaký klobúk (kompletný popis pracovnej pozície), alebo aspoň dať na papier nejaký konkrétny pracovný postup. Pustím sa do toho s vervou a plným nasadením. Ale skôr, než to dotiahnem do konca, príde nový, akútny problém, ktorý vyžaduje okamžité riešenie.
V takejto situácii tá pôvodná úloha ide bokom, samozrejme s úvahou, že sa k nej ihneď vrátim a dokončím ju, keď zvládnem ten akútny problém, čo práve vyskočil. Ale kým sa mi podarí zvládnuť ten akútny problém, tak vyskočí ďalší, ešte akútnejší – a tá prvá, pôvodná úloha je stále „na čakačke“. Ak sa to stáva opakovane, tak v určitom momente mám jednoznačný pocit, že mi to prerastá cez hlavu. A zrazu som v strese.
Čo je najčastejšou príčinou stresu?
Celá vec súvisí s problematikou akčného cyklu, ktorý má tri časti: štart, zmenu a stop. Každý nápad, ktorý chcem zrealizovať, je vlastne štartom. Každý príkaz, ktorý vydám, je pre niekoho začiatkom, alebo štartom jeho nového akčného cyklu. Potom to, čo vzniklo ako nápad v hlave, alebo to, čo bolo zadané, treba urobiť. To je fáza zmeny, ktorá má nejaké trvanie. Ako dlho má trvať zmena?
Nuž, jednoducho povedané, zmena musí trvať toľko, koľko je potrebné, aby sa dokončilo to, čo bolo na začiatku vymyslené alebo zadané. Tu sa nedá nezdôrazniť, aké je dôležité presne zadefinovať, čo chcem na konci snaženia mať. Ak to nezadefinujem, tak možno si neuvedomím, že som v cieli, že prišiel „stop“ akčného cyklu.
Prečo sú ľudia nevýkonní?
Mnohí ľudia radi „čistia čisté“, čo znamená, že sa snažia doviesť svoje dielo do ďaleko väčšej dokonalosti, ako je potrebné. A venujú tomu mnohonásobne viac času, ako bolo potrebné a plánované. Aj to je jedným z dôvodov, prečo sú ľudia nevýkonní, pomalí a prečo majú tendenciu nechávať úlohy nedorobené.
Ľudia si myslia, že stres je to množstvo práce, čiže veľký počet cyklov, ktoré musia riešiť. Nie je to celkom tak. Stres je v skutočnosti množstvo otvorených cyklov. To sú všetky veci, ktoré boli naštartované, sú rozrobené a nedokončené a ktoré človek musí držať v pamäti. Pozornosť sa tým triešti a skôr či neskôr každý z nás dôjde na svoj strop. Jeden vie mať rozrobených päť vecí a celkom dobre to zvláda, niekto kolabuje, už keď rieši dve. V každom prípade ideálny stav je ten, keď môžem urobiť štart – zmenu a stop, čiže dokončiť celý akčný cyklus a s čistou hlavou sa pustiť do ďalšieho cyklu. A nenechávam do budúcnosti nič nedokončené.
A čo vaši podriadení?
Mnohí sú prevalcovaní ani nie tým množstvom práce, ale svojím šéfom, ktorý akosi neberie do úvahy to, že podriadený ešte nemohol dokončiť to, čo mu zadal pred hodinou, dvoma alebo aj pred štyrmi dňami. A to už nehovorím o prípade, keď má firma dvoch alebo viacerých šéfov, ktorí si neujasnili, kto má aké kompetencie. Vtedy sa podriadení môžu zblázniť, lebo nevedia rozoznať priority, čo koniec koncov ani nie je ich úloha. Takže ak je príkazov priveľa z každej strany, potom sa úlohy plnia nie podľa stupňa dôležitosti, ale podľa toho, ktorý zo šéfov je práve nablízku a teda predstavuje potenciálne väčšie nebezpečenstvo.
Nie je ťažké predstaviť si, čo takýto spôsob vedenia a následného (ne)plnenia úloh prinesie pre firmu. A šéf sa čuduje a nadáva, že nie sú schopní ľudia. Kde sa stala chyba?
Chyba môže byť v zlom plánovaní (čo je téma na samostatný článok), alebo je to chyba v komunikácii. Šéf nevie alebo nepovažuje za dôležité pozorovať.
Pozornosť je v dnešných časoch vzácny artikel.
Doba je rýchla, časy sú zlé a je veľa vecí, ktoré nás rozptyľujú a berú pozornosť. Podľa definície je pozornosť sústredený záujem. Stíhate vôbec mať záujem o svojich ľudí? A ako je to s vašou schopnosťou sústrediť sa?
Ak vaša pozornosť nie je v optimálnom stave, tak sa potom stáva, že síce nie so zlým úmyslom, ale predsa „skáčete“ ľuďom do ich rozrobených cyklov a dostávate ich do zmätku. Každým novým príkazom ich vlastne donútite prerušiť to, čo robia a začať niečo ďalšie. Nie každý podriadený má toľko guráže, aby sa ozval a vydobyl si svoje právo dokončiť to, čo práve robí. Možno má prílišný rešpekt, možno je to alibista, ktorého nezaujíma výkonnosť firmy, možno jednoducho nevie posúdiť dopad toho, ak nebude niečo dokončené načas. Samozrejme, hovoríme o bežných pracovných dňoch, a nie to mimoriadnych udalostiach, keď treba rýchlo niečo „uhasiť“ a všetko ostatné ide bokom.
Takže pozorujte, zaujímajte sa a neskáčte zbytočne ľuďom do rozrobených vecí. Pokiaľ nehorí, nechajte ich dokončiť to, na čom práve robia. Pozornosť, presnejšie schopnosť pozorovať sa dá natrénovať, tak ako mnoho iných vecí. My v HCA Slovakia vám s tým vieme pomôcť.
Autor článku: Katarína Pavlíková
