Vybudovali ste firmu?! Teraz jej dajte systém.

Niekto začne podnikať preto, že ho prepustili z práce, iný preto, že jeho doterajší šéf nemal dostatočné IQ, alebo preto, že vo firme vládol neporiadok a on si povedal, že by to dokázal lepšie. Sú aj takí, ktorí pracujú v obrovských, dobre nastavených spoločnostiach, kde majú výhody, auto aj dovolenky, ale jednoducho sa tam začnú nudiť a hľadajú novú výzvu. V momente, keď začnete podnikať, sa však zmení veľmi veľa vecí.

V prvom rade už nie ste zodpovední len za seba, ale aj za svojich podriadených. Skôr či neskôr, keď spoznáte ich rodiny a deti, si uvedomíte rozsah svojej zodpovednosti. Ak máte napríklad 100 zamestnancov, nepriamo ovplyvňujete životy 400 ľudí, ktorí splácajú hypotéky alebo posielajú deti na krúžky.

Ak urobíte chybu, prejaví sa to na živote množstva ďalších bytostí. Zodpovednosť, ktorá je spojená s podnikaním, je u väčšiny ľudí veľmi vysoká.

Ako prejsť od „robiť všetko“ k delegovaniu a riadeniu firmy

Na začiatku je majiteľ väčšinou sám alebo s pár kamarátmi, čo je veľmi náročné. Musí robiť všetko – od získavania obchodov cez predaj, financovanie, fakturáciu až po samotnú výrobu, kontrolu kvality, marketing či účtovnú závierku.

Keď firma rastie, majiteľ začne niektoré veci delegovať, pretože si uvedomí, že čím je vo firme viac ľudí, tým väčšie výkony by mali podávať.

Pri počte 5, 10 až 15 zamestnancov si však majiteľ uvedomí dôležitú vec: nemôže už všetko riadiť sám. Zo štádia „nemôžem všetko robiť sám“ prechádza do štádia „nemôžem všetko riadiť sám“.

Budovanie stredného manažmentu a rozdelenie funkcií

Zamestnanci potrebujú svojich vedúcich, a tak začína vznikať stredný manažment.

Zaujímavé je, že pri vzniku firmy si majiteľ často neuvedomuje rozdiel medzi svojimi funkciami. V bežných slovenských „eseročkách“ je majiteľ zároveň riaditeľom aj konateľom a tieto posty nerozlišuje. Mal by ich však rozlišovať, pretože v nich je výrazný rozdiel.

Bez riadenia firma nebude fungovať, ale delegovanie musí prebiehať postupne.

1. Najprv delegujete prácu "robotníka",
2. potom prácu vedúcich pracovníkov.

Nakoniec si uvedomíte, že post najvyššieho riaditeľa a post majiteľa sú dve rôzne pozície s úplne iným účelom a náplňou práce.

Aká je skutočná úloha majiteľa firmy?

Ako zistíte, či ste sa už dostali na pozíciu majiteľa? Je to jednoduché. Majiteľ je pre firmu potrebný, jedným okom na ňu neustále dohliada, ale všetku operatívu za neho rieši riaditeľ a jeho ľudia.

Pokiaľ ako majiteľ musíte stále osobne riadiť obchod, výrobu či financie, nemáte čas byť skutočným majiteľom. Ste tak utopení v operatíve, že neriešite svoju hlavnú úlohu, ktorou je vytvárať budúcnosť firmy.

Vytvárať budúcnosť znamená vedieť, kde bude firma o 5, 10 či 20 rokov. Mnohí plánujú maximálne na rok dopredu, čo je príliš krátka doba. Firma je beh na dlhú trať a veľké veci sa nedajú uskutočniť za jeden rok. Majiteľ musí odhadovať vývoj technológií, zmien v zákonoch a konkurencie. Vyžaduje si to futuristického ducha a neustále vzdelávanie.

Ako vybudovať funkčnú firmu so systémom?

Ak sa majiteľ prestane vzdelávať, firma nemá budúcnosť, pretože „ryba smrdí od hlavy“.

Majiteľ musí cestovať po svete a výstavách, aby mal rozhľad a informácie o svetovom pokroku. Okrem vízie o číslach a zisku musí mať majiteľ predstavu o tom, ako firmu doorganizovať. Firma s 5 zamestnancami sa riadi inak ako firma s 500 ľuďmi. Ak spôsob riadenia nezmeníte, firma začne upadať.

Organizácia je dôležitá aj preto, aby bola firma kedykoľvek odovzdateľná. Či už ju chcete predať, odovzdať manažérovi alebo svojim deťom, musí mať jasné pravidlá – „noty“, popisy práce a smernice.

Firma, ktorá stojí len na majiteľovi, nemá pre investora hodnotu. Skutočnú hodnotu má firma s vytrénovaným a kvalitným manažmentom.

Urobte si test: Keby ste teraz z firmy odišli na jeden rok bez toho, aby ste tam zavolali, fungovalo by to? Ak áno, gratulujem.

Vyrábať stoličky alebo vyrábať firmu?

Musíte rozlišovať medzi produktom robotníka a produktom majiteľa.

Ak stolár vyrába stoličku, majiteľ vyrába firmu, ktorá vyrába stoličky. Vašou hlavnou prácou je vytvoriť firmu, ktorá funguje aj bez vás. Je to dôležité aj pre prípady nepredvídaných udalostí, ako sú nehody alebo choroby.

Ak firma nie je pripravená a organizovaná, po odchode majiteľa sa často do roka či dvoch rozpadne. Je riskantné prísť o výsledky 30-ročnej práce za taký krátky čas. Snažte sa vybudovať systém na personalistiku, predaj, financie, výrobu aj kvalitu.

Systém znamená, že veci sú predvídateľné, naplánované a bežia automaticky ako švajčiarske hodinky. Výsledkom práce skutočného podnikateľa je firma, ktorá je tak dobre zorganizovaná, že funguje perfektne, je zisková a efektívna aj bez jeho prítomnosti.

Ako vyzerá zavedenie systému do firmy v praxi?

To, že vybudovanie funkčného systému a delegovanie nie je len teória, potvrzujú aj príbehy úspešných manažérov a majiteľov firiem. Skvelým príkladom je Tatiana Kovalančíková, ktorá sa rozhodla posunúť svoju firmu od operatívy k systematickému riadeniu a jasnej komunikácii.

Tatiana Kovalančíková • výkonná riaditeľka • mobil online, s.r.o. • Lučenec

„Pre mňa, ako riaditeľku v našej firme, prinieslo absolvovanie Programu PROFESSIONAL veľmi veľa. Uvedomila som si, kedy byť ticho, ako počúvať druhých a nechať kolegov nájsť riešenia v rôznych situáciách. Po absolvovaní každého seminára som si sadla a spísala, čo idem do firmy zaviesť. Toto bolo veľmi kľúčové, pretože moji kolegovia videli, ako sa menia veci vo firme a postupne som každému z nich začala spisovať mini klobúky.

Všetky semináre, ktoré som si zakúpila nad rámec Programu PROFESSIONAL stoja naozaj za tie peniaze. Po zavedení informácií do praxe zistíte, že ste urobili presne to, čo ste mali urobiť už dávno, no stále ste mali svoje vnútorné zábrany. Som nesmierne spokojná s prístupom prezidenta HCA Slovakia Ladislava Pavlíka a jeho kolegov, ktorí sú perfektne vyškolení a veľmi priateľskí. Na ich centrále sa cítim ako doma v Lučenci.“

Pozrite si video-recenziu Tatiany Kovalančíkovej o prínose štúdia v HCA Slovakia

Kľúčové zásady pre vybudovanie fungujúcej firmy

• Posun od operatívy k riadeniu: V raste firmy musíte prejsť z fázy „robiť všetko sám“ cez delegovanie až po vytvorenie samostatného stredného manažmentu.
• Rozdiel medzi majiteľom a riaditeľom: Majiteľ vytvára dlhodobú budúcnosť a víziu firmy (na 5, 10 či 20 rokov), kým riaditeľ riadi jej dennú operatívu.
• Produktom majiteľa je samotná firma: Podobne ako stolár vyrába stoličku, majiteľ buduje firmu, ktorá vyrába stoličky a funguje automaticky.
• Vybudovanie systému je kľúč k prežitiu: Firma bez systémov, smerníc a vytrénovaného manažmentu sa po odchode majiteľa rýchlo rozpadne.
• Neustále vzdelávanie: Pre dlhodobú stabilitu a rozvoj firmy je kľúčové neustále vzdelávanie šéfa a rozvíjanie manažérskych zručností.

Investícia do vedomostí je kľúčom k stabilite

Na to, aby ste dokázali predvídať zmeny, budovať funkčné systémy a viesť svoj manažment, potrebujete neustály prísun nových vedomostí. Ak to so stabilitou a rozvojom svojej firmy myslíte vážne, absolvujte MBA – Program Professional, ktorý vám poskytne všetky potrebné nástroje na vybudovanie schopnej firmy. Poďme spoločne pracovať na tom, aby ste boli úspešní aj v ďalších desaťročiach a mohli si plniť svoje ďalšie sny.